Khác biệt văn hóa từ những điều nhỏ nhất
Trong giai đoạn đầu làm việc trong môi trường đa văn hóa, rào cản lớn nhất giữa người Nhật và người Việt là ngôn ngữ và cách hiểu thông tin. Chị Nguyễn Thu Trang, Trưởng bộ phận Kế hoạch Sản xuất tại Công ty TNHH Fujikin Việt Nam – chi nhánh Bắc Ninh, cho biết: “Có lần trao đổi về yêu cầu của khách hàng, mình hiểu là một kiểu, nhưng sếp người Nhật lại hiểu theo kiểu khác. Lúc đó hai bên bất đồng quan điểm và phải tổ chức rất nhiều cuộc họp mới chốt được quyết định cuối cùng”.
Không chỉ dừng ở ngôn ngữ, khác biệt trong cách làm việc cũng ảnh hưởng trực tiếp đến sự phối hợp. Chị Trang chia sẻ người Nhật thường tuân thủ chặt chẽ kế hoạch, trong khi người Việt linh hoạt hơn khi có phát sinh: “Nếu lịch xuất hàng là thứ Tư thì phía Nhật muốn giữ đúng, còn phía Việt Nam có thể đề xuất lùi lại nếu có vấn đề”.
Sự khác biệt này cũng gây khó khăn trong các cuộc họp. Anh Akira Kunimi – Quản lý Sản xuất tại công ty TNHH Fujikin Việt Nam cho biết ở Nhật, các cuộc họp rất trật tự, cấp trên nói và cấp dưới nghe nhưng ở Việt Nam, mọi người đều sôi nổi phát biểu ý kiến, kể cả những người không liên quan trực tiếp.
Hành trình thích nghi
Trước những khác biệt trong cách làm việc, người lao động Việt Nam và Nhật Bản đều phải tự điều chỉnh để có thể phối hợp hiệu quả trong cùng một môi trường. Anh Akira Kunimi nhận ra rằng, cách quản lý “ra lệnh một chiều” từ trên xuống như ở Nhật không còn hiệu quả tại Việt Nam. Nhân sự người Việt làm việc trên tinh thần hỗ trợ lẫn nhau trong công việc, nếu chỉ ra lệnh, họ sẽ thiếu sự hợp tác.
Vì vậy, anh Kunimi quyết định thay đổi cách giao tiếp: “Tôi chuyển sang việc phân chia công việc rõ ràng. Tôi nói: ‘Tôi sẽ phụ trách phần này nhé, vậy phần việc kia nhờ bạn hỗ trợ giúp tôi’. Khi điều phối công việc dựa trên sự tôn trọng như vậy, mọi người hợp tác dễ dàng hơn rất nhiều”.
Anh Hidetake Komeda – Quản lý bộ phận thu mua tại Công ty TNHH Fujikin Việt Nam cũng có những trải nghiệm thực tế để tự hoàn thiện kỹ năng làm việc. Khó khăn lớn nhất của anh khi mới sang Việt Nam là nhân viên cấp dưới không biết tiếng Nhật, mọi chỉ đạo đều phải qua phiên dịch nên rất dễ sai lệch ý nghĩa. Anh đã phải tự điều chỉnh cách giải thích sao cho đơn giản, dễ hiểu nhất và luôn hình thành thói quen xác nhận lại xem nhân viên đã hiểu đúng ý mình chưa.
Đặc biệt, anh tỏ ra rất bất ngờ và thích thú với văn hóa công sở của người Việt. Anh nhận xét: “Ở Nhật Bản, nếu xảy ra xích mích nhỏ trong công việc, mọi người rất dễ “chiến tranh lạnh” và không nói chuyện với nhau nữa. Nhưng ở Việt Nam, mọi người có thể tranh luận rất gay gắt trong giờ làm, nhưng tan ca xong lại vui vẻ rủ nhau đi đá bóng, đánh cầu lông. Tinh thần trẻ trung và sự gắn kết đó là điểm rất tuyệt vời của người Việt Nam mà người Nhật nên học hỏi”.
Về phía người Việt, quá trình thích nghi đồng nghĩa với việc nâng cao tính kỷ luật và sự chuẩn hóa trong công việc. Chị Nguyễn Thu Trang chia sẻ: “Trước đây khi làm ở công ty trong nước, việc viết email khá thoải mái. Nhưng khi làm với sếp Nhật, mình phải học cách viết email chỉn chu hơn, đồng thời thay đổi cả cách giao tiếp và tác phong làm việc”. Những yêu cầu tưởng như nhỏ trong từng chi tiết lại dần hình thành thói quen làm việc chuyên nghiệp và có hệ thống hơn.
Khi khác biệt trở thành sức mạnh
Nhờ nỗ lực thấu hiểu, những khác biệt trong môi trường Việt – Nhật đã trở thành yếu tố bổ trợ, nâng cao hiệu suất chung cho toàn doanh nghiệp. Sau khi làm việc tại Việt Nam, anh Hidetake Komeda chia sẻ: “Trước đây tôi chỉ quen với những thói quen cũ ở Nhật. Nhưng khi đến Việt Nam, tôi được tìm hiểu một nền văn hóa mới, thế giới quan mở rộng hơn và cuộc sống đã thay đổi theo hướng tích cực”.
Trong doanh nghiệp, sự kết hợp giữa tính chuẩn xác của người Nhật và sự linh hoạt của người Việt giúp công việc được triển khai nhanh hơn nhưng vẫn đảm bảo chất lượng. Anh Akira Kunimi đánh giá cao tinh thần chủ động của nhân sự Việt Nam, cho rằng đây là yếu tố giúp khắc phục sự cứng nhắc trong quy trình truyền thống.
Môi trường làm việc đa quốc gia luôn đòi hỏi sự thích nghi từ cả hai phía. Sự khác biệt văn hóa được chuyển hóa thành sự bổ trợ, giúp người lao động phát huy thế mạnh của mình. Chính sự dung hòa này tạo nên nền tảng cho một tập thể gắn kết và vận hành hiệu quả, bền vững hơn trong doanh nghiệp.
Nhật Minh – Hương Trà – Trang Anh
